Cum sa scriem email-uri eficiente
Iti raspund oamenii la email-uri in modul in care ti-ai dori tu? Sau iti ignora email-urile? Esti convins ca lasi cea mai buna impresie prin email-urile tale?
Atunci cand compui un mesaj, sunt cateva reguli simple de urmat pentru a fi sigur ca mail-urile tale fac o impresie pozitiva si iti intorc raspunsul de care ai nevoie. In cele ce urmeaza, vom atinge aceste puncte, prin exemple pozitive si negative la sfarsitul fiecarei sectiuni.
Titlul
Un titlu de ziar are doua functii: iti atrage atentia si iti spune despre ce este vorba in articolul respectiv, astfel incat tu sa decizi daca vrei sa citesti mai departe. Titlul unui e-mail ar trebui sa faca exact acelasi lucru! Foloseste cateva cuvinte bine alese, astfel incat cel care-l primeste sa stie dintro privire despre ce e vorba in acel email.
Daca mesajul tau este un e-mail, precum un subiect ref. la un proiect saptamanal, include data in subiect. Si pentru un mesaj care are nevoie de un raspuns, puteti include un sfat de genul "Va rog sa raspundeti pana in data de..."
Aminteste-ti ca toata lumea vrea sa reduca numarul de e-mailuri spam pe care le trimite. Daca scrii ce trebuie ca subiect, cresti sansele ca mailul sa fie citit, si sa nu fie luat drept spam sau sters inainte de a fi citit.
Sa nu trimiti niciodata un e-mail fara titlu. Mail-urile fara titlu sunt considerate spam, de obicei!
Exemplu negativ
Subiect: Intalnire
Buna I.,
Voiam sa-ti reamintesc despre intalnirea pe care am planificat-o pentru saptamana viitoare. Anunta-ma daca ai ceva intrebari!
Toate cele bune,
M.
Aceste email este un exemplu de comunicare defectuoasa, din mai multe motive. Sa ne uitam la titlu: "Intalnire." De ce este un titlu nereusit?
Pentru ca nu ofera niciun fel de informatii referitoare la intalnire. Daca ai agenda plina, e posibil sa te intrebi la ce intalnire se refera colegul tau.
Ceea ce este mai important, lipsa de informatii specifice face ca e-mailul sa arate ca un spam. Acest e-mail risca chiar sa fie sters fara a fi citit.
De asemenea, tonul mesajului e prietenos. Nu e nimic in regula cu asta, dar lipsesc detalii esentiale. Daca I nu a auzit nimic despre intalnire sau a uitat complet de ea, va trebui sa revii cu mai multe informatii.
Exemplu pozitiv
Subiect: Reminder intalnire 10 AM, in data de 5/10, in legatura cu procesul de achizitie
Buna I,
Voiam sa-ti aduc aminte de intalnirea stabilita luni, 5 octombrie, la 10.00 AM. Se tine in sala A si vom discuta despre noile proceduri de achizitie..
Daca ai vreo intrebare, te rog sa-mi scrii.
Toate cele bune,
M.
Cel care citeste nici nu trebuie sa deschida e-mailul, pentru a vedea informatia esentiala. Ea este deja cuprinsa in titlu. De cate ori se va uita in e-mail-urile sale, isi va aminti de intalnirea respectiva.
Un singur subiect/e-mail
Unul din avantajele e-mailului este ca nu te costa mai mult sa trimiti mai multe e-mailuri. De aceea, daca trebuie sa-i comunici cuiva mai multe lucruri, scrie un e-mail separat pentru fiecare subiect.
In felul acest, cel care le citeste poate raspunde la fiecare din ele separat. Un subiect poate are nevoie de un raspuns scurt, iar alt subiect poate necesita o munca de cercetare. Scriind mesaje separate, vei primi raspunsuri mai clare.
Daca pui totusi mai multe subiecte intr-un email, ai grija sa se refere la acelasi proiect si prezinta-le in paragrafe diferite.
Exemplu negativ
Subiect: Revizuirea raportului de vanzari
Buna J,
Multumesc pentru raportul de saptamana trecuta. L-am citit si cred ca ai nevoie de mai multe date legate de cifrele de vanzari. Raportul va fi citit si de executivii nostri, asa ca trebuie completat cu aceste detalii, ca sa dea o nota de profesionalism.
De asemenea, voiam sa te anunt ca am programat o intalnire cu departamentul PR in aceasta vineri, cu privire la noua campanie, vineri la ora 11.
Te rog anunta-ma daca ai timp atunci.
Multumesc!
Monica
Titlul este bun, si a fost destul de clara in privinta schimbarilor pe care le vrea in raport.
Dar ce a facut ea gresit? A strecurat paragraful cu intalnirea in acelasi e-mail in care vorbea despre raport. Asta va crea posibilitatea ca fie intalnirea, fie raportul, sa fie complet uitate.
Specifica raspunsul pe care il doresti.
Include in e-mail rezultatul concret pe care il doresti: un telefon sau o intalnire. Include-ti datele de contact.
Exemplu negativ
Subiect: Propunere
Ai primit propunerea mea de saptamana trecuta? Nu am primit raspuns si voiam sa ma asigur.
Ma poti suna sa discutam?
Multumesc!
In primul rand, lipseste informatia despre propunere. Apoi, datele de contact, pentru ca cel care citeste sa poata intra in legatura mai usor. Apoi, nu si-a dat numele intreg si titlui la sfarsitul e-mailului.
Raspunde la email-uri!
Periodic, treci prin toate mail-urile primite si raspunde la cele care se preteaza unui raspuns. Este un gest de politete si asta ii va incuraja si pe ceilalti sa raspunda la e-mailurile tale. Daca este un e-mail care necesita munca de cercetare sau strangerea unor informatii, raspunde pe scurt si spune ai primit mail-ul si vei raspunde complet in data de...
Incearca sa nu-ti intrerupi lucrul doar pentru a verifica din cand in cand daca s-a mai intamplat ceva interesant!
Seteaza-ti modulul Out of office atunci cand esti plecat o zi sau doua, sau cand esti in intalniri.